Tags Posts tagged with "erp"

erp

Se você ingressou recentemente no comércio virtual, é possível que ainda não esteja por dentro de metodologias voltadas para a otimização e automação de importantes processos gerenciais. No artigo de hoje, vamos tratar sobre a importância de integrar um sistema ERP online a sua plataforma de e-commerce. Acompanhe!

Afinal, o que é um sistema ERP?

Antes de falar sobre a importância de integrar essa ferramenta a sua loja virtual, primeiramente é preciso falar do conceito de sistema ERP. Enterprise Resource Planning, ou simplesmente ERP, que em português significa “Planejamento de Recursos Empresariais” é a sigla utilizada para denominar softwares que possuem diversas ferramentas voltadas para facilitar o processo de administração empresarial.

Portanto, um sistema ERP possibilita uma gestão unificada dos mais variados processos gerenciais de uma empresa e pode ser aplicado facilmente para o gerenciamento de lojas virtuais. A seguir, vamos falar especificamente sobre os diferentes módulos que compõem um sistema ERP:

Financeiro

Possibilita o controle de contas a pagar e a receber, emissão de recibos de pagamento e oferece possibilidade de realizar a conciliação bancária por meio do arquivo OFX, dentre muitas outras funcionalidades. A conciliação bancária nada mais é do que um processo comparativo  entre o extrato bancário da empresa com os dados registrados no sistema, de forma a verificar possíveis erros no controle financeiro realizado internamente.

Compras

Permite o cadastro de todas as compras realizadas junto a fornecedores e o preenchimento de informações referentes aos valores, datas e fornecedores, dentre outras.

Vendas

Um sistema de controle de vendas permite cadastrar uma nova venda realizada em sua plataforma de e-commerce e preencher o produto vendido com seu respectivo valor, cliente que efetuou a compra e forma de pagamento, dentre outras informações.

Contatos

No módulo contatos de um sistema ERP, você pode registrar toda a rede de clientes, fornecedores e transportadores de sua loja virtual. Por meio deste menu você poderá controlar todos os pedidos de compra solicitados aos fornecedores, as compras efetuadas por cada cliente de uma forma isolada e possíveis pendências de contas a serem pagas por esses clientes.

Produtos

Neste módulo você poderá controlar todos os produtos disponíveis no estoque de sua loja virtual. A vantagem de um sistema ERP neste sentido, é que você não precisa dar baixa em um determinado produto manualmente a partir da realização de uma nova venda. Basta registrar essa venda no sistema que a nova quantidade de estoque será obtida de uma forma totalmente automatizada.

Relatórios

Os relatórios gerados por um sistema ERP, possibilitam a visualização de uma série de indicadores para que você possa analisar os mais variados aspectos de sua loja virtual, como produtos mais vendidos e os mais lucrativos, além de manter um controle rigoroso de seu fluxo de caixa e futuras contas a pagar e a receber.

Por que utilizar um sistema ERP em seu e-commerce?

Integrar um sistema ERP para seu e-commerce, é essencial para administrar o seu negócio de uma forma organizada e eficiente. Um sistema ERP possibilita a gestão de uma série de processos gerenciais de sua loja virtual, como controle de estoque, controle financeiro, acompanhamento de fluxo de caixa e registro de compras e vendas, dentre outros, tudo de uma forma unificada em uma mesma ferramenta, sem a necessidade de gerenciar diversas planilhas.

Esse tipo de sistema também facilita a identificação de possíveis erros no controle de estoque de sua loja virtual, que podem vir a ocorrer devido ao controle manual e falta de conferência dos dados.

A centralização de todos os processos gerenciais e a maior eficiência ajudam com que você reduza os custos e evite desperdícios de recursos em sua loja virtual, que eventualmente poderiam ocorrer com a compra de determinados produtos que já se encontram em excesso no estoque. O controle de estoque em um sistema ERP é totalmente automatizado, já que a ferramenta atualiza a nova quantidade de cada produto a cada novo registro de compra ou venda.

Por mais que você ainda utiliza planilhas, essas ferramentas não darão conta de um possível crescimento de seu e-commerce e aumento do volume de vendas. Confira 4 vantagens de integrar um sistema ERP ao seu e-commerce:

Emissão de notas fiscais eletrônicas

Além de facilitar a gestão de todo o processo gerencial de seu e-commerce, um bom sistema ERP também possibilita a emissão de notas fiscais eletrônicas para os seus clientes, de uma forma totalmente automatizada. No caso de sua loja virtual, você precisa emitir notas fiscais de uma forma bastante recorrente. Portanto, um sistema ERP propicia uma grande economia de tempo neste processo.

Geração de boletos bancários

Muitas lojas virtuais não oferecem a seus clientes a opção de pagamento por boleto bancário. Sendo assim, contar um sistema emissor de boleto bancário pode ser extremamente importante, para que você possa oferecer essa forma de pagamento e assim criar uma vantagem competitiva para o seu e-commerce em relação a concorrência.

Há de se destacar também que a emissão de boletos bancários por meio de um sistema ERP também ocorre de uma forma simplificada, já que o envio de remessa para o banco pode ser feito diretamente por essa ferramenta, servindo como uma espécie de intermediador entre o seu e-commerce e a instituição bancária.

Relatórios gerenciais

A partir do registro de compras, vendas, receitas e despesas de seu e-commerce em um sistema ERP, essa ferramenta é capaz de gerar uma série de relatórios gerenciais que podem servir para a avaliação dos mais variados indicadores de desempenho de sua loja virtual, tais como fluxo de caixa e fluxo projetado, ABC de vendas por produtos e clientes, extrato financeiro, conciliação bancária e muitos outros.

Portanto, um sistema ERP elimina completamente os achismos no controle de sua loja virtual. É uma ferramenta que oferece dados absolutamente precisos para a sua tomada de decisão, para que você possa fazer uma administração mais segura e eficiente.

Operação online

No caso de se optar por um sistema ERP na nuvem em detrimento de um sistema local, é possível gerenciar a ferramenta em qualquer celular, tablet ou smartphone, sem a necessidade de instalação do sistema em um servidor específico e assim possuir uma grande mobilidade no processo de gestão. Cadastrar um novo produto para o estoque de sua loja virtual, controlar as contas a pagar e a receber, cadastrar uma venda, dentre outras tarefas… Tudo isso pode ser feito em qualquer local a partir de um sistema ERP na nuvem, possibilitando a o gerenciamento de seu e-commerce na palma de sua mão.

Viu como integrar um sistema ERP ao seu e-commerce pode trazer inúmeros benefícios? Esperamos que tenha gostado das nossas dicas!

A cobrança do ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual) foi alterada para todos os e-commerces do Brasil.

Por isso, é importante que você esteja atento a esta mudança e entenda como ela impactará na rotina do seu negócio. A partir de agora o processo de entrega de um produto se tornou bem mais complicado do que era antes de 2016.

A melhor forma de explicar o tamanho e o impacto das mudanças é com um exemplo prático.
Segue abaixo uma comparação da burocracia necessária para entregar um produto antes de 2016, e agora. Por exemplo, uma empresa do Rio Grande do Sul vendendo um produto para um consumidor no Rio de Janeiro.

Os passos são difíceis de seguir, e este é exatamente o ponto. É preciso muito esforço para entender o processo que todas as lojas online do país já são obrigadas a seguir, em cada uma das suas vendas.

Antes de 2016

1- Gerar a nota fiscal eletrônica.
2- Imprimir duas vias da nota fiscal.
3- Adicionar uma via junto ao produto.
4- Enviar o produto.
5- Pagar a guia do imposto SIMPLES no final do mês.

Em 2016

1- Gerar a nota fiscal eletrônica.
2- Imprimir duas vias da nota fiscal.
3- Checar a tabela de alíquota de ICMS, de acordo com o seu estado e do cliente.
4- Calcular a diferença da alíquota interna e a alíquota interestadual entre os dois estados. No caso de uma venda do RS ao RJ, a alíquota interna é de 19% e a interestadual é de 12%. Ou seja, o valor da diferença de ICMS é de 7%.
5- Dividir esta diferença de 7% em duas partes: 40% dela fica para o estado do cliente e 60% para o nosso.
6- Entrar no site do SEFAZ e emitir a guia para pagamento dos 40% dos 7% que vai para o estado do RJ. Este site varia de acordo com o estado do cliente e os campos a serem digitados também mudam. Digitar as informações da sua empresa e da venda manualmente para emitir o GNRE - Guia Nacional de Tributos Interestaduais.
7- Imprimir a guia do GNRE.
8- Pagar a guia do GNRE.
9- Imprimir o comprovante de pagamento do GNRE.
10- Juntar a nota fiscal, a GNRE emitida e paga, assim como o comprovante de pagamento e coloque-os junto ao produto.
11- Enviar o produto ao cliente.
12- Pagar a guia do imposto SIMPLES no final do mês.

Evite dores de cabeça

Se você achou o processo complicado, imagine chegar ao trabalho pela manhã e se deparar com 40 novos pedidos.

Em vez de ficar feliz com as boas vendas e seguir com os envios de forma ágil, o sentimento é de ansiedade e frustração em possivelmente não conseguir fazer tudo. Mais do que isso, a sensação de gastar o seu dia com tarefas repetitivas que jogam pelo ralo toda a sua capacidade intelectual para fazer algo muito mais útil.

Para ter menos dor de cabeça, uma alternativa para lojistas virtuais seria integrar seu negócio com um sistema de gestão online (ERP).

Batemos um papo com o Sidney Zinger, CMO do ERP Bling!, que explicou brevemente como um sistema de gestão pode ajudar a minimizar as burocracias geradas pela lei do ICMS. “ERP’s como o nosso ajudam até o item cinco”, explicou Zinger em referência ao artigo mencionado anteriormente. “Ele (ERP) faz todos os cálculos, coloca na nota e manda para o SEFAZ, sendo preciso colocar as regras de valores de tributos apenas uma vez, depois é tudo automático”, completou.

Ter um ERP integrado à sua loja na internet permitirá que você poupe tempo e consiga ser mais produtivo, economizando dinheiro. No entanto, este tipo de ferramenta te acompanha até certo ponto do processo, sendo que do item seis ao 12 você ainda terá que fazer manualmente.

Como você pode perceber, a nova lei do ICMS causou insatisfação geral no comércio eletrônico, mas pode sofrer ajustes em breve, o que representará um tremendo alívio para lojistas virtuais. Se essas alterações forem realmente levadas adiante, novas modificações devem ser anunciadas nos próximos meses e trarão menos empecilhos aos empresários.

Ainda vale a pena ter uma loja na internet?

Claro! Por mais que a mudança na lei do ICMS dificulte um pouco a vida dos empreendedores brasileiros, ainda é totalmente viável vender pela internet. Se você puder integrar sua loja com um sistema de gestão, por exemplo, sua vida será facilitada ao fechar uma venda e você enfrentará menos dificuldades.

Vale lembrar que se você tem uma grande ideia e produtos de qualidade, nenhuma lei, por mais controversa que seja, impedirá seu negócio de crescer e fazer sucesso.

E-commerce sem ERP. Frequentemente, deparamo-nos com notícias, das mais variadas fontes de informação, em relação ao comércio em geral, onde a expectativa das associações que regulamentam e controlam este segmento torna-se de todos conhecida: aumento de vendas.

E-commerce sem ERP: as vendas estão aumentando, e agora?

Sejam em períodos sazonais ou não, os estatísticos estão sempre fazendo uso de métricas para mensurar o fato mais importante na vida de todo comerciante, saber como andam as vendas. Quem nunca viu na imprensa televisiva, nos jornais ou na internet uma notícia intitulada: “Comerciantes da cidade de Algum Lugar do Norte esperam X% de aumento no volume de vendas no natal?”.

Evidentemente que o volume de vendas é a força motriz de todo o negócio que visa lucro, todavia, as vendas não são um fim em si, e o negócio como um todo, apesar de depender das vendas, não se circunscreve apenas a isso.

Existem outros aspectos importantes a serem devidamente geridos, e todos nós sabemos muito bem disso. Conheço casos de empresas onde o alto volume de vendas, ao invés de ser o fato gerador do crescimento, acabou por ser o responsável por destruir todo o negócio.

Acredite, quando se trata de e-commerce, vender muito pode ser um problema.

Estudo de caso

Ao começar a escrever este post, não consegui pensar em uma forma melhor de fazer-me compreendido pelos leitores, do que usar situações hipotéticas, ou, exemplos práticos. Vamos analisar um estudo de caso com um cenário hipotético, que denominaremos de Empresa Alfa. A Empresa Alfa acabou de nascer para o e-commerce.

Esta empresa receberá um aporte inicial de algumas poucas dezenas de milhares de Reais para montar um estoque razoável de produtos de um determinado segmento varejista. Além do estoque inicial, a empresa irá contar com uma verba para aquisição de uma plataforma de e-commerce (sem ERP) para poder montar sua vitrine e oferecer seus produtos.

Suponhamos, então, que esta empresa comece a investir, de acordo com suas possibilidades, em mídias de reversão de vendas como o Buscapé.

Inicialmente as vendas começam tímidas, o time de funcionários não precisa de muitos recursos e a vida vai seguindo.

Após algumas semanas, e uma intensificação nos investimentos de mídias, a empresa Alfa percebe que o volume de vendas aumenta e a quantidade de trabalho também, os recursos humanos passam a ficam superutilizados, e os controles começam a faltar.

A estória abaixo pode parecer uma hipérbole, bem hiper mesmo, ou não.

E-commerce sem ERP: as vendas estão aumentando, e agora?

Entendendo os principais problemas que o lojista pode encontrar.

Administrando no caos. Os estoques da empresa Alfa estão diminuindo, alguns produtos precisam ser repostos, e o depto de compras não sabe exatamente o que, quando e quanto comprar. Aquele estudo inicial de abertura da empresa, demandas, quantidades e segmentação já não servem mais como parâmetro.

O volume de vendas é maior agora, os prazos de entrega estão atrasando, o pessoal do faturamento não está dando conta do volume de notas a serem emitidas. Digitar notas no software da SEFAZ manualmente é um trabalho e tanto.

Outro problema surge e está relacionado à separação de mercadorias, que não tem um controle. Ao olhar para o estoque, o lojista vê as mercadorias lá, mas isso não quer dizer que estas estejam disponíveis.

Em algumas situações, o faturista emite a mesma nota fiscal duas vezes, não consegue saber pra quem já foi enviado e pra quem não foi, isso se dá pelo fato do pessoal da expedição usar a nota fiscal como documento de picking. As notas se perdem no meio da agitação e da pressão da transportadora que está com o caminhão aguardando. Os investimentos em mídia continuam, as vendas estão indo bem.

Chega agora o ponto crítico: o site vende 100 pedidos, em média, por dia.  Logística só consegue entregar 50. As reposições estão demorando um pouco, o ponto de equilíbrio requer informações de vendas que ainda não foram devidamente compiladas. Os prazos de entrega de alguns produtos mudaram, só que ninguém faz noção do quanto e tão pouco os ajustam no site para avisar os clientes.

Alguns clientes, insatisfeitos pela demora em receber os produtos que compraram, estão entrando em contato pelo telefone, que não para de tocar. O Reclame Aqui está com algumas queixas sem resposta. O cliente liga 10 vezes e nas 10 vezes ele é obrigado a contar a mesma estória triste para o atendente. Também pudera, o atendente não pode guardar na cabeça os problemas de todo mundo. Impaciente, o cliente responde mal e termina de se queixar lá no PROCON. Cada dia que passa, a quantidade de pedidos acumulados para entrega aumenta, na proporção média de 50 por dia.

Começam os estornos de cartão de crédito. Algumas compras foram estornadas. As cartas das administradoras começam a ser redigidas, porém, até chegarem pelo correio, serem abertas, lidas e a solicitação de cancelamento dos pedidos ocorrer, já é tarde demais: a encomenda já foi despachada para o cliente.

E-commerce sem ERP: as vendas estão aumentando, e agora?

Outros clientes recusam receber algumas mercadorias alegando que já compraram em outro lugar. A transportadora traz a mercadoria de volta e deixa lá, armazenada em seu estoque, aguardando um contato da loja para negociação do frete. O pessoal da loja nem sonha que esta mercadoria está perdida por lá. Passado o prazo legal de armazenagem, a mercadoria vai a leilão. O cliente estornou o cartão de crédito e alguém se esqueceu de conciliar com a venda.

O lojista perdeu o cliente, perdeu a mercadoria. Não há de ser nada, o que os olhos não veem o coração não sente. As vendas continuam a todo o vapor, afinal de contas, as plataformas de e-commerce fazem muito bem o que elas foram criadas para fazer: vender!

As recusas de clientes, por produtos danificados, também começam a chegar. As mercadorias vão sendo colocadas em um lugar separado no estoque, e ficam lá. Ninguém sabe o que precisa ser feito, exatamente. O cliente exige reembolso, o lojista não tem controle do que está no seu estoque de recusas. Para o pessoal do financeiro este pedido é uma venda faturada e entregue, seus relatórios de faturamento passam a enganá-los, não existe um estorno financeiro e contábil daquela venda.

O cliente, impaciente pela demora do reembolso, nem liga mais pra loja, entra direto com um processo judicial, exigindo um valor superior ao da compra. A transportadora, verdadeira vilã neste caso, fica lá aguardando uma nota fiscal de venda da mercadoria para reembolsar a loja pelo dano causado. Ela vai reembolsar, se a nota chegar, se não, não. Quanto ao processo judicial, não é da conta dela.

Em meio a um cenário caótico destes, uma boa notícia: o pessoal de compras consegue, através de uma planilha de cálculos, chegar a um consenso do que deve ser comprado. Começam então a cotar e decidem repor seus estoques.

Quando as mercadorias chegam, porém, alguns fornecedores fizeram uma entrega apenas parcial do pedido. O recebimento coloca essas mercadorias lá dentro, mas não consegue conferir exatamente se o que foi pedido foi entregue ou não, se tem itens a mais ou a menos. O pagamento foi à vista, mas a entrega não foi completa.

Esses itens faltantes devem ser cobrados do fornecedor, posteriormente. Isso não é um caso atípico, acontece com frequência e necessário é que haja controle do que foi comprado e que não foi entregue.

Outro problema que surge é que não se tem, exatamente, a ideia do custo de uma mercadoria porque as notas fiscais de entrada não deram entrada em nenhum lugar. Não se tem essa informação para confrontar com as vendas. Agora a composição de preços e os relatórios de lucratividade não serão assertivos.

E-commerce sem ERP: as vendas estão aumentando, e agora?

Impostos de natureza não cumulativa, que podem gerar créditos devem sair da conta de custos, quando outros tipos de impostos devem entrar, mas ninguém está olhando isso. Procon e processos judiciais começam a deixar a margem de lucro, que já não era tão grande, menor ainda.

Depois de alguns meses de operação, o contador liga e avisa que as notas fiscais emitidas estão com uma situação fiscal e tributária errada e precisam ser corrigidas. O lojista percebe, então, que estas notas só saem da forma correta quando o faturista é o Jeremias. Quando o faturista é a Tamires, as notas saem diferentes, com problemas e erros fiscais. Alguns impostos foram recolhidos de forma equivocada, outros benefícios de crédito não foram aproveitados.

O lojista começa a repensar seu negócio, em tom de lamento, seus pensamentos são unânimes, o acusam de ter começado o negócio sem uma ferramenta essencial: “Você deveria ter começado com um ERP…”

Palestra online gratuita Novas tecnologias para aprimoramento no processo de gestão de e-commerce.

Gostou do tema? Roger Hammoud, diretor de tecnologia da Yaap ecommerce, na terça-feira, 28 de janeiro de 2014 às 15 horas vai fazer uma demonstração de plataforma de ERP.

Se você se interessou pelo assunto é uma ótima oportunidade para entender melhor como funciona uma plataforma de ERP e interagir em tempo real com o profissional.

Cadastre-se: Novas tecnologias para aprimoramento no processo de gestão de e-commerce.