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ISO

Imagine uma empresa com estrutura organizacional definida, com líderes motivados e comprometidos que buscam constantemente estimular o engajamento dos colaboradores e formam um time que atua em conjunto para alcançar os objetivos da organização.

Imagine ainda os processos dessa empresa otimizados e gerenciados, inter-relacionados entre os setores e departamentos. As decisões descentralizadas, baseadas em flexibilidade, agilidade e desempenho, com abordagem proativa e orientada à aprendizagem, permitindo autonomia de decisões em todos os níveis da organização.

Idealize uma empresa que atue nas reduções de custos, onde a utilização dos recursos físicos, humanos, naturais e econômicos é planejada e não se medem esforços no combate aos desperdícios. Conceba uma equipe treinada e capacitada, com visão e missão claras e foco tanto em resultados como em superar as expectativas dos consumidores. Um time que busca constantes melhorias e torna a empresa cada vez mais competitiva estabelecendo bons relacionamentos com clientes, fornecedores e colaboradores.

Para chegar a esse nível de organização, essa empresa certamente estaria em conformidade com a Organização Internacional de Normalização / ISO.

Mas por quê ISO no e-commerce?

Porque as implementações das diretrizes orientadas pelas ISO’s permitem que a empresa obtenha excelentes bases de organização, rapidez e satisfação no atendimento aos clientes, treinamentos e capacitações de colaboradores, engajamento de stakeholders, foco em resultados e redução de custos e desperdícios na organização. Também de gestão por processos, com otimização de tempo e esforço, e interação entre os setores, com boa comunicação e melhorias contínuas em todos os processos.

As vantagens em ser ISO são inegáveis, mas apesar do seu crescimento, o comércio eletrônico ainda não atentou para a importância das certificações e dos ganhos agregados em excelência organizacional.

Como se tornar um e-commerce certificado ISO

Para o bom andamento do processo, é preciso que a alta direção esteja ciente e envolvida, buscando realmente estabelecer uma mudança cultural e participando de cada um dos passos.

Para o ponto de partida é necessário ainda definir o objetivo a ser alcançado com a implementação ISO e quais as normas deverão ser implantadas. Uma boa opção é iniciar com a ISO 9001, que estabelece requisitos para o Sistema de Gestão da Qualidade da organização e pode ser aplicada em conjunto com outras normas.

Seus principais objetivos são demonstrar capacidade para fornecer de forma consistente, produtos e serviços que atendam ao cliente e requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis. E aumentar a satisfação do cliente através da aplicação eficaz do sistema, incluindo processos para melhoria do sistema, bem como assegurar a conformidade com os requisitos do cliente, estatutários e regulamentares aplicáveis.

Além dos benefícios diretos, a conformidade com essa norma técnica impulsiona uma concorrência mais consistente, processos mais eficientes que economizam recursos e tempo e melhor desempenho operacional que elimina erros e retrabalhos. Consequentemente há aumento dos lucros.

O passo seguinte na obtenção da ISO é destinar um profissional com capacitação e/ou experiência – ou até criar o setor de qualidade – para coordenar o processo de implantação do sistema de gestão de qualidade, que deve ser totalmente documentado. Para auxiliar nessa etapa o mercado possui consultorias e softwares especializados.

Para dar continuidade é definido o escopo do processo de certificação e são realizados o diagnóstico e o planejamento passo a passo de implementação da norma. Aqui o envolvimento de todos os colaboradores é fundamental. São capacitados os auditores internos e pode ser designada uma comissão da qualidade, com gestores e líderes, que irão auxiliar na implementação da norma.

Passadas estas etapas – e alguns meses de trabalho – é necessário verificar o atendimento dos requisitos da norma em todos os setores da empresa, ou seja, é o momento da primeira auditoria interna. Os resultados serão abordados em um reunião de análise crítica, junto à alta direção, que deverá definir treinamentos e melhorias ainda necessárias na organização ou solicitar a primeira auditoria externa.

É chegado o passo mais próximo da obtenção da certificação, através da contratação de empresa credenciada aos órgãos de certificação para realização das auditorias externas. Aprovada, a organização recebe sua certificação, mas não termina aí. Uma empresa ISO deve cultivar um ambiente de melhoria contínua, buscando sempre melhorar e otimizar os processos e o engajamento das equipes.

Como ter um diferencial

Normas podem ser implementadas paralelamente, porém nem todas são cabíveis de certificação. Algumas normas permitem a declaração de conformidade às diretrizes atendidas e esse pode ser um importante diferencial competitivo, bem como fazer a diferença na conquista da confiança do cliente.

Em relação ao e-commerce, a principal diretriz não certificável é a ISO 10008, que orienta as transações de comércio eletrônico de negócio a consumidor. Ela fornece orientações sobre como as organizações podem implantar o sistema B2C ECT (Business-to-Consumer Eletronic Commerce Transactions).

A norma busca uma base para que os consumidores tenham a confiança aumentada no B2C ECT, aumentando a capacidade das organizações em satisfazer seus consumidores e auxiliando na redução das reclamações e disputas entre consumidores e organizações. Tem como princípio que todos os setores da organização trabalhem com foco no cliente.

A atuação inicia na fase de transação com os primeiros contatos, com uma comunicação via site com conteúdos únicos e claros, e segue até a fase de transação, com o fechamento da compra pelo consumidor de maneira prática e fácil, que resulte em uma ótima experiência de compra. Também contempla a fase de pós transação, com logísticas eficientes e eficazes que atendam prazos de entrega e acompanhamentos dos pedidos, e a equipe de suporte, com meios de contato para o cliente esclarecer suas dúvidas a qualquer momento do dia ou da noite.

Os passos para sua implementação são bastantes semelhantes aos da ISO 9001. Inicia com a interpretação da norma, formação de comitê, realização de auditorias periódicas dos requisitos da norma e implementação das diretrizes recomendadas, compartilhamento de conhecimentos e ações junto a todos os colaboradores.

A norma ainda orienta que a organização crie o código B2C ECT e recomenda avaliações de desempenho, com auditorias internas, para análise da implementação do sistema.

Quem já fez isso?

Os benefícios das diretrizes ISO podem ser observados na prática através do case Magamobi, que além de conquistar a Certificação da NBR ISO 9001, tornou-se o primeiro e-commerce brasileiro a atender e receber a Declaração de Conformidade da NBR ISO 10008.

Conforme o gerente de Qualidade, Claudio Schera, o processo de Certificação e Declaração iniciou em janeiro de 2015: “e em apenas 6 meses, após auditoria externa e tendo atendido aos requisitos, a Magamobi foi recomendada pela empresa certificadora DNV GL – Bussiness Assurance. O processo foi rápido não apenas porque vários requisitos da 10008 são atendidos pela 9001, mas – e principalmente – porque a empresa possui um sistema de qualidade consistente”.

Outro ponto de destaque é forma como a Magamobi estabeleceu o Código B2C, com base na confiança e na satisfação do cliente, atentando para questões como transparência, clareza das informações, usabilidade, condições de compra, suporte e segurança. Como Schera destaca, “somado ao Código de Defesa do Consumidor (CDC), o Código B2C é o principal elo no relacionamento do cliente com o e-commerce”. (Conheça o Código B2C Magamobi).

Hoje, a empresa atua com interação dos setores e gestão por processos. O foco está no consumidor, em todos os setores da organização. Como resultados diretos, obteve-se um aumento na qualidade dos processos e na efetividade dos procedimentos, bem como um relacionamento fortalecido com o consumidor, que aponta uma relação de confiança e satisfação dos clientes com a marca.

Destacam-se ainda o alto grau de interação entre os setores, com uma estrutura horizontal que permite ao colaborador ter pleno conhecimento da organização para atender qualquer processo junto ao cliente, e a gestão por processos, que promove o gerenciamento interfuncional em toda a organização.

Baseados em planejamento estratégico, todos os gestores estão envolvidos e orientados por objetivos ligados entre si, norteados pela missão e visão da organização, respeitando seus valores e políticas e assim atingindo a conquista tanto das metas individuais quanto dos objetivos de crescimento e expansão.