A seguir, algumas ferramentas bastante úteis para o gerenciamento de projetos. Inicialmente um conceito importante: EAP (Estrutura Analítica do Projeto ou Work Breakdown Structure). Trata-se do agrupamento de elementos orientados para resultados que organiza e define o escopo total do projeto. A EAP define o trabalho a ser realizado em termos de tarefas, como se fossem componentes.
Alguns passos são recomendados para facilitar a gestão de seu projeto. Comece criando a EAP:
• Identifique os produtos finais do projeto ou o objetivo do projeto;
• Defina as principais entregas ou fases do produto;
• Decomponha as entregas ou fases principais em um nível de detalhe apropriado para o gerenciamento;
• Revise e refine a EAP até que os stakeholders concordem que o planejamento do projeto pode ser completado com sucesso e que na execução serão obtidos os resultados desejados;
• A EAP pode ser organizada tanto pelas fases, pelas entregas do projeto, pelas áreas envolvidas no projeto. A subdivisão deve ser feita de forma que seja possível planejar, monitorar e controlar o trabalho (cuidado para não subdividir demais);
• O menor nível da EAP, o pacote de trabalho (work package), deve conter uma quantidade de trabalho (escopo) ao qual possa razoavelmente ser atribuído tempo e custo, bem como uma designação clara de responsabilidades do time de projeto.
Próximo passo é a criação de um Cronograma. Todas as ações a serem realizadas já estão determinadas. É preciso de uma ferramenta para acompanhá-las. Para estimar o tempo de execução das tarefas, existe uma fórmula bastante usada:
Estimam-se três pontos: mais provável (MP), otimista (O) e pessimista (P).
Estimativa = 1. O + 4. MP + 1. P
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Destacamos ainda dois termos para prováveis acelerações no cronograma:
• Crashing: adição de recursos a uma tarefa no caminho crítico para redução de sua duração. Requer disponibilidade de recursos e pode ser eficaz até um limite;
• Fast tracking: início ao mesmo tempo de duas tarefas que no princípio estavam programadas em sequência, esta técnica aumenta o risco de retrabalho no projeto.
No mercado existem vários softwares que facilitam o gerenciamento online de todas as atividades de um projeto, entre eles podemos citar:
• Zoho (www.zoho.com/projects);
• Base Camp (www.basecamp.com);
• Team Project (www.companyweb.com).
Bom trabalho!
